Bestuursassistent

Dit ga je doen

In deze verantwoordelijke service verlenende functie ondersteun jij hen in hun werkzaamheden. Je voorziet hen proactief en vaak ongevraagd van benodigde informatie. Door jouw inbreng worden de bestuurder en de directeur bedrijfsvoering ontlast van administratieve zaken, waardoor zij zich kunnen richten op en bezig kunnen houden met het besturen van de organisatie. Bij alle werkzaamheden benut je maximaal de mogelijkheden van automatisering en informatisering om tot een goede management ondersteuning en efficiënte secretariële uitvoering te komen. Bij Impuls hebben we de processen vastgelegd in een jaarkalender, we verwachten van de bestuursassistent dat hij/zij proactief zicht houdt op deze processen. Affiniteit met communicatie en/of juridische achtergrond zijn een enorme pré in deze functie.  In deze functie beheer je ook de mailbox waar eventuele klachten binnenkomen en ben je verantwoordelijk om deze bij de juiste persoon neer te leggen of eventueel zelf op te lossen.

Specifiek werkzaamheden

• Complex agendabeheer; je beheert de agenda’s en regelt interne en externe afspraken voor de bestuurder en de directeur bedrijfsvoering.
• Je verwerkt zelfstandig diverse concepten, teksten en overzichten
• Je behandelt en beantwoordt zelfstandig correspondentie aan de hand van summiere gegevens en zorgt voor een passende archivering. Je bent in staat om je communicatiestijl aan te passen aan de ontvanger (collega’s, ouders/verwanten, cliënten, externe partijen) en voelt dit als van nature aan
• Bewaking van termijnen en procedures en afspraken. Bent op de hoogte van de diverse beleidscycli en weet hierin tijdig te acteren en zaken aan elkaar te verbinden.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van  operationeel MT, strategisch MT en RvT.
• Het vastleggen van besluiten en acties
• Acties uitzetten, bewaken van opvolging n.a.v. diverse overleggen bij (MT)managers
• Overleggen bestuurder voorbereiden
• Het onderhouden van interne en externe contacten en je handelt waar mogelijk gesprekken zelf af en je bewaakt voortgang van lopende procedures
• Adviezen inwinnen bij advocaat/notarissen indien van toepassing
• Klachten coördinator rol
• AVG/privacy overleg voorzitten 1 x per maand notulen hiervan uitwerken

Hier ga je straks werken

Er is bij Impuls 1 bestuurder, 1 directeur bedrijfsvoering en 2 regiomanagers. Samen vormen zij het operationeel MT. Daarnaast zitten zij ook in het strategisch MT samen met manager P&O, manager Beleid en Organisatie, manager Marketing en Communicatie. Van jou wordt ondersteuning gevraagd aan de bestuurder/directeur en de directeur bedrijfsvoering.  De overige managers worden ondersteund door de officemanager die jij gaat aansturen.

Dit zoeken wij

• Je bent ambitieus en doortastend;
• Je bent analytisch sterk en ondernemend;
• Je bent oplossingsgericht en werkt plan-, procesmatig en resultaatgericht;
• Je legt makkelijk contact en weet met tact en oog voor verhoudingen relaties op te bouwen;
• Je hebt oog voor de ontwikkelingen in jouw werkgebied en weet deze door te vertalen naar mogelijkheden;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als in geschrift;
• Je hebt HBO werk- en denkniveau;
• Beschikt over kennis en beheersing van adviesvaardigheden en projectmatig werken;
• Je behoudt overzicht en ziet en benut kansen om te verbeteren.
• Je hebt affiniteit met de kinderopvang, ervaring in andere branche is een pre;
• Deze functie betreft een functie op kantoor te Amsterdam

Wat bieden wij jou

• Een uitdagende verantwoordelijke functie, met veel ruimte voor eigen inbreng
• Een afwisselend takenpakket in een open en informele organisatie
• Een salaris conform de cao kinderopvang schaal 8 minimaal € 2.899,-  maximaal € 3.869,- op basis van 36 uur
• Contract 32- 36 uur voor de duur van een jaar met mogelijkheid tot verlenging
• Reiskostenregeling als je wat verder weg woont 
• Tegemoetkoming in je aanvullende zorgverzekering 
• 3% eindejaarsuitkering 
• Toegang tot GoodHabitz: een platform met verschillende trajecten voor persoonlijke ontwikkeling en opleidings- en doorgroeimogelijkheden 
• Vitaliteitsbudget t.w.v. € 180 per jaar (voor bijvoorbeeld het declareren van je sport abonnement) 
• Volop opleidingsmogelijkheden. Wij investeren graag in jou! 
• Voorrang en personeelskorting als je kind bij ons naar de opvang gaat 
• Bonus t.w.v. € 500 bij het aanbrengen van een nieuwe collega 

Over Impuls Kinderopvang

Impuls is de grootste aanbieder van maatschappelijke kinderopvang in Amsterdam West. Met zo’n 450 collega’s en 60 locaties zetten wij ons met hart en ziel in voor de kinderen op onze kinderdagverblijven, voorscholen en buitenschoolse opvang locaties in Amsterdam West en Noord. Allemaal om kinderen de juiste Impuls te geven voor de toekomst. En hoewel we groot zijn, is de afstand klein. Korte lijntje dus en een informele organisatie.  

Net zoals alle kinderen verdien ook jij onze aandacht. Net als bij kinderen, sta jij in je ontwikkeling niet alleen. Met een coach op de werkvloer, opleidingen, trainingen en workshops, geven we je de mogelijkheid je verder te ontwikkeling in je vak. En ondersteunen wij je in jouw welzijn, vitaliteit, (persoonlijke) ontwikkeling en meer! 

Geef je carrière een Impuls!

Wil jij echt het verschil maken in het leven van jonge kinderen en ouders?

Solliciteer direct! Meer informatie? Bel met Otto Heijst (directeur – bestuurder) 06 – 51 30 69 33. Een assessment en referentie check zijn onderdeel van de procedure.